12 Herramientas digitales para organizar eventos

Las reuniones y eventos ya no son tan comunes a causa del COVID-19, aun así, los eventos no han perdido su importancia como herramientas clave dentro del marketing y la comunicación. Te mostramos las 12 mejores herramientas digitales para organizar eventos en este post.

Si buscas herramientas digitales para organizar eventos te invitamos a leer este post, donde conocerás 12 plataformas y aplicaciones para planificar, promocionar y ejecutar eventos en la actualidad. ¡Comencemos!

Eventos: herramienta de marketing

Para nadie es un secreto que es altamente recomendado realizar eventos como herramienta de marketing. De hecho, existe el marketing de eventos, una parte de la mercadotecnia que se basa en la promoción del producto o marca a través de interacciones en persona. También califican dentro de esta categoría las experiencias online como las videoconferencias, sobre todo hoy en día con la pandemia del COVID-19.

Los eventos como herramienta de comunicación funcionan excelentemente. A través de ellos puedes comunicar claramente todo lo relacionado a tu marca o producto a las partes interesadas. Así, generan clientes potenciales, reconocimiento de marca, oportunidades de negocios, entre otros beneficios. Por ende, es una de las estrategias más utilizadas en la mercadotecnia B2B y B2C.

12 herramientas digitales para organizar eventos

Ahora bien, en este segmento te mostramos una selección de 12 herramientas digitales para organizar eventos. Todas ellas te serán de gran utilidad en la planificación, promoción y/o realización de eventos:

1. Eventbrite

Eventbrite es una plataforma online especializada en la creación y promoción de eventos. A través de una interface sencilla te permite programar tu evento estableciendo hora, fecha, número de entradas y demás. Hecho esto, podrás hacerlo público o privado (para ciertas personas) dependiendo de tu preferencia. Por tanto, se destaca en esta lista de herramientas para organizar eventos.

Eventbrite te permite vender las entradas online a través de una “página de evento”. Esta cuenta con procesamiento de pagos en línea para que los asistentes puedan pagar de forma rápida y sencilla. Además, contarás con una App que te permitirá gestionar, promocionar y estar al pendiente en cada paso. ¡Ah! y podrás utilizar esta plataforma gratuitamente siempre que las entradas sean gratuitas.

2. Mailchimp

Mailchimp es una plataforma de marketing todo en uno con múltiples funciones de mercadotecnia para tu negocio. Uno de sus fuertes es el email marketing que te permitirá comunicarte con la base de datos de correos electrónicos de tus usuarios, incluso de forma automatizada. Así, podrás invitar e informar a tus clientes o leads para que asistan a todos tus eventos. Además, podrás elegir a qué segmento de contactos enviar los emails.

Mailchimp ofrece diseño web (incluyendo landing page), creación de anuncios digitales, diseño de imágenes, análisis estadístico y más. Te será útil para postear una invitación en Facebook, por ejemplo, que dirija a una página de destino en la que el visitante pueda inscribirse. Sin duda, es una de las mejores herramientas digitales para organizar eventos de esta lista. ¡Ah! y lo mejor es que existe una versión gratuita, aunque también puedes optar por alguno de los planes pagos con más funciones.

3. Iventic

Iventic es un software diseñado para la planificación y gestión de eventos. Se destaca su potencial para los eventos online, ya que ofrece una plataforma en la que puedes crear “salas digitales” para los participantes. Por supuesto, también funciona excelentemente como componente digital de eventos en persona.

Con Iventic puedes diseñar tu propia plataforma de eventos e integrar distintas herramientas como transmisión de video, chats en vivo, encuestas, entre otras. Podrás llevar el registro de los participantes, quienes podrán inscribirse fácilmente desde la plataforma. Además, el contenido se gestiona en varios idiomas en caso de eventos internacionales. Cabe destacar que puedes optar por distintos planes de alquiler de este software a un excelente precio, si bien existe una opción de prueba gratuita.

4. Trello

Trello es una plataforma web que facilita el trabajo en equipo, por ende, se considera una de las mejores herramientas digitales para organizar eventos. Funciona a través de “tableros”, espacios de interfaz intuitiva para coordinar o administrar las tareas de un proyecto (evento) mediante listas y tarjetas. En cada tablero podrás asignar tareas, establecer plazos de entrega, consultar la productividad del equipo, fijar fechas en el calendario y más.

Trello cuenta con un sistema de automatización integrado llamado Butler que te facilitará el trabajo. Además, te permite integrar tu cuenta con distintas plataformas como Confluence, Dropbox, entre otras. ¿Cuánto cuesta? Te alegrará saber que existe una opción totalmente gratis, pero si necesitas más funciones podrás optar por una versión paga.

5. Zapier

Zapier es una herramienta digital que te permitirá integrar distintas aplicaciones web. Con ella podrás mover información entre estas plataformas automáticamente, ahorrándote mucho trabajo. Así, las distintas herramientas para organizar eventos que necesites estarán conectadas.

Con Zapier tú mismo puedes establecer “flujos de trabajo” automáticos desde cualquiera de las más de 3000 aplicaciones compatibles (Facebook, Mailchimp, Eventbrite…). Por ejemplo, podrías configurar que los nuevos asistentes de un evento que promocionas desde Eventbrite sean registrados en Mailchimp. Esta herramienta digital para organizar eventos está disponible en varios planes, uno de ellos completamente gratis.

6. BrandMentions

BrandMentions es una herramienta digital que te permitirá saber lo que se dice sobre tu marca, producto y competidores en las noticias y redes sociales. Y es que monitoriza Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, noticias, blogs, entre otros en busca de esta vital información. En este caso, te será de gran utilidad para conocer las impresiones que tienen las personas sobre tu evento.

Es capaz de rastrear casi 36 millones de menciones diarias a través de una extensa base de datos. Igualmente, te alerta a través de notificaciones cuando alguna mención negativa o positiva se ha vuelto viral. Además, te permite responder mensajes de usuarios en todas las redes sociales desde una sola plataforma. Es un servicio pago, sin embargo, puedes probarlo gratuitamente por unos días.

7. Yarr TV

Yarr TV es una plataforma mediante la que podrás integrar las redes sociales con eventos presenciales y digitales. Esto, a través de: socialwalls, TVs sociales, widgets, chats, concursos y encuestas. Sin duda, se destaca entre las herramientas digitales para organizar eventos disponibles.

Por un lado, con Yarr TV podrás proyectar en pantallas los tuits, fotos y videos que realicen los asistentes sobre tu evento en tiempo real. Igualmente, podrás fomentar la interacción entre los asistentes mediante las encuestas, chats y concursos que ofrece esta plataforma. Afortunadamente esta herramienta digital está disponible en una versión gratuita, aunque puedes optar por un plan más completo a un excelente precio.

8. SumaCRM

SumaCRM es un software CRM online con el que podrás gestionar las relaciones con tus clientes. En este caso, te permitirá administrar eficientemente las comunicaciones con los que quieran asistir a tu evento. Registra emails, notas y tareas pendientes relacionadas a cada oportunidad de venta, lo que te ayudará a recordar tus conversaciones con clientes. Además, te muestra en qué etapa del embudo de ventas está cada usuario.

Distintos departamentos de tu empresa podrán acceder a esta plataforma y a la información que posee, mejorando la productividad y comunicación interna. Además, al ser online tendrás acceso desde cualquier ordenador, tablet o smartphone. ¿Es gratis? Está disponible en varios planes, puedes probar algunos de ellos gratuitamente pero solo por unos días. También existen otros CRM como Pipedrive y Streak.

9. Hootsuite

Hootsuite te permite administrar tus cuentas de Facebook, Instagram, Twitter y demás desde un solo lugar. Esto sin duda la convierte una de las mejores herramientas digitales para organizar eventos. Después de todo, puedes alcanzar a muchas personas a través de las redes sociales, motivándolas a asistir.

Desde el panel de control de Hootsuite podrás responder mensajes, comentarios o menciones de tu audiencia en las redes sociales. También podrás medir el rendimiento de tus campañas de social marketing y mejorarlas de acuerdo a los resultados. Puedes probar esta plataformagratuitamente pero solo por unos días, posteriormente tendrás que pagar la mensualidad correspondiente al plan que elijas.

10. Easypromos

Easypromos es una plataforma que te permite promocionar tu marca, producto o evento de una forma interactiva. Te ofrece múltiples aplicaciones que pueden clasificarse en 5 categorías: sorteos, concursos, juegos, cuestionarios y cupones/códigos. Solo debes descargar la App de tu interés en tu smartphone o tablet e invitar a los usuarios a participar.

Los participantes podrán acceder a estas promociones desde las redes sociales, tu página web, un blog u otro sitio en Internet. Podrás diseñar detalladamente estas promociones y establecer acciones automatizadas como el envío de emails. Puedes pagar por un plan para varias aplicaciones o por una sola App, tú decides.

11. Debitoor

Debitoor es un software de facturación y contabilidad destinado principalmente para empresas pequeñas, autónomos y comerciantes individuales. Con esta herramienta podrás realizar facturas a través de plantillas personalizables y enviarlas a tus clientes. Así podrás cobrar las invitaciones y servicios relacionados a tu evento de una forma sencilla.

Con Debitoor sabrás cuándo el cliente ve, abre y paga la factura, de modo que siempre estarás al tanto del estado de pago. Además, toda la documentación de contabilidad será almacenada de forma segura en la nube. Así podrás acceder a esta información desde tu ordenador, tablet o smartphone. Este software está disponible bajo varios planes pagos que puedes probar gratuitamente por unos días.

12. Typeform

Typeform es una herramienta digital especializada en la creación de formularios y encuestas. Puedes utilizarla para realizar las preguntas necesarias que te ayuden a comprender lo que piensa y desea tu audiencia. De esta forma podrás organizar mejores eventos para tus clientes. Está disponible en varios planes, uno de ellos completamente gratis.

Hasta aquí nuestra lista de 12 herramientas digitales para organizar eventos. Elige las que más se adapten a tus necesidades y combínalas para que realices los mejores eventos presenciales o digitales. Conoce más sobre marketing digital visitando Baloriza. ¡Te esperamos!

Preguntas frecuentes